Un resfriado en invierno, un esguince de tobillo, un virus de estómago… Son condiciones que pueden llegar en cualquier momento de manera inesperada y que requieren un tiempo de recuperación que, en la mayoría de ocasiones, es incompatible con el trabajo. Precisamente para ello, se creó el concepto de baja médica, que supone un periodo de ausencia justificada por el centro de salud para dicha recuperación. Se trata de un derecho de los trabajadores y trabajadoras en España, lo que no significa que, para las pequeñas o medianas empresas, sea algo fácil de gestionar. De hecho, a veces puede ser realmente complicado, especialmente, en el caso de los negocios que disponen de plantillas reducidas. Por este motivo, nos gustaría aprovechar el espacio para tratar, en este post, una serie de acciones y herramientas a tener en cuenta que, indiscutiblemente, ayudarían a minimizar las consecuencias negativas derivadas de esta situación. ¿Te gustaría saber más? ¡Quédate a leer!
Haz una buena planificación previa a través de la formación y selección de personal
La planificación anticipada es lo más importante a la hora de minimizar el impacto de las bajas de personal en tu empresa. Te recomendamos que consideres preparar con anterioridad cuestiones que, aunque pueden parecer innecesarias al principio, acaban por resultar indispensables en momentos críticos, como, por ejemplo: la preparación de personal para tareas diversas.
No permitas que tus trabajadores se manejen solamente en un área de la empresa. Fomenta las multitareas y procura que toda la plantilla se vaya actualizando poco a poco sobre todos los procedimientos. La capacitación continua garantizará que todos los empleados estén preparados para asumir nuevas responsabilidades en caso de bajas de personal. De esta manera, estarás evitando que la persona que coge la baja, sea insustituible.
Te recomendamos que incluyas programas de formación interna y trates de ofrecer mentorías, cursos presenciales o talleres en línea destinados a adquirir nuevos conocimientos y habilidades.
Fomenta la comunicación ¡Sé un jefe accesible!
Las bajas de personal pueden suponer un caos para todo el mundo. Por este motivo, el simple hecho de fomentar una buena comunicación resulta verdaderamente esencial en todo el proceso. La persona que coge la baja debe sentir la confianza para hacerlo sin miedo en el momento adecuado y no cuando ya es demasiado tarde. Además, debes informar al equipo con suficiente tiempo de las nuevas tareas que deberán hacer. En el caso de que la baja de un empleado afecte directamente a los clientes o a personas externas como proveedores distribuidores, también debes comunicárselo a ellos cuanto antes.
Utiliza alguna herramienta externa
Aunque la comunicación personal y directa es importantísima, también hay que tener en cuenta que existen otro tipo de herramientas de gestión de plantilla que ayudan a automatizar todo este proceso relacionado con la baja médica. Una de las aplicaciones más recomendadas es Track People, una herramienta de control horario para empresas que incorpora un gestor de bajas que funciona 100% online y permite a los trabajadores solicitar y registrar su bajas en menos de treinta segundos, adjuntando directamente los justificantes médicos desde el móvil y simplificando, de esta manera, los trámites administrativos.
Además, este tipo de servicios pueden llegar a ser totalmente subvencionables con las ayudas económicas para Pymes “Kit Digital”, una iniciativa del Gobierno de España que pretende fomentar la implantación de soluciones digitales en el mercado para promover un avance significativo en el nivel de madurez digital de las empresas del país. Para más información, te recomendamos consultar el apartado de Acelera Pyme de la página oficial del Gobierno de España.
Prepara un plan de redistribución de tareas
Si tu plantilla está bien formada para realizar actividades diversas, el siguiente paso será más sencillo, pero igualmente indispensable. Debes tener bien planificado un modelo de redistribución de tareas para utilizarlo cuando sea necesario. Para ello, ello, te recomendamos priorizar aquellos trabajos más importantes en el desarrollo de tu negocio y asegurarte de que se hacen con tiempo.
Baraja la opción de contratar personal externo
Aunque hayas aplicado los pasos anteriores, pueden darse momentos en los que la carga de trabajo es mayor o, incluso, en que varios trabajadores o trabajadoras se ponen de baja al mismo tiempo. Por ello, debes barajar la opción de contratar empleados temporales para cubrir las tareas críticas durante la ausencia de un empleado.
Aprende y corrige tus errores para futuras ocasiones
Una vez hayas gestionado una baja de personal, es importante realizar un análisis posterior para evaluar cómo se manejó la situación y cómo se pueden realizar mejoras en el futuro. Piensa si comunicaste de la manera correcta la baja con el resto del equipo; si lograste superar las tareas más importantes durante el periodo que duró la baja; en qué fallaste y cómo podrías mejorarlo. Asimismo, pregúntale a tus empleados cómo lo vivieron ellos, o facilita una encuesta para que puedan rellenar cada cierto tiempo de manera anónima.
Estos han sido algunos consejos para gestionar las bajas de personal de forma óptima si tienes una pequeña o mediana empresa. ¡Mucha suerte!
