Todos conocemos la palabra auditoria. Para los que han trabajado o trabajan en empresas o grandes corporaciones, será una de las palabras más escuchadas y temidas en según qué momentos. Sin embargo, el concepto no está muy claro para todos aquellos ajenos a la actividad empresarial. Aunque si formas parte de una empresa que va a ser auditar, lo más posible es que te avisen y adviertan de que va a pasar por allí, el auditor.
Antes de continuar vamos a diferenciar las auditorías internas que se hacen desde dentro de la empresa y las externas que hay que pasar para ofrecer garantías a los clientes y altos cargos de la empresa. Como no sabemos muy bien de que va el asunto, vamos a hablar sobre ello en este artículo, así nos queda claro el papel que desempeña el auditor y si debe ser tan temido como nos hacen creer los empresarios.
Las auditorias son algo verdaderamente importante para las empresas. En el gremio de los auditores y el mundo de las auditorias, se suele decir que esta figura, es como ese amigo que no te dice lo que quieres escuchar; te dice lo que es mejor para ti. En este caso, para la organización. En Crowe que ofrecen servicios de auditoría y consultoría entre otros, coinciden en que dentro de un entorno en el que prevalece la mejora continua para desatacar sobre la competencia, la auditoria se erige como piedra angular de cualquier proceso de mejora.
Por lo tanto, podemos decir que gracias a estos procesos de auditoria, se puede garantizar la integridad, transparencia y viabilidad de las empresas, a largo plazo. Si nos atenemos al origen de la palabra, “audire” en latín, significa oír, así que, prestemos oídos a todo lo que concierne a una auditoría. En este caso, con los ojos.
En que consiste una auditoría
Los primeros auditores de la historia de los que se tiene constancia o evidencia, se dedicaban a establecer la verdad o falsedad de la información que se les proporcionaba para su estudio. Esta labor, la ejecutaban escuchando. Con el paso del tiempo, el concepto de auditoria evolucionó hasta que, en la actualidad, podemos definirla como un proceso de verificación y evaluación que determina el cumplimiento de una serie de criterios y objetivos propuestos.
Un proceso de auditoría, cuenta con tres características:
- Objetividad: se centran en hechos verificables y comprobables.
- Se basan en un sistema: se realizan siguiendo un sistema con unos pasos a seguir en función del tipo de auditoría.
- Las realiza un profesional experto: debe ser una persona con experiencia en el sector en el que se va a realizar la auditoría.
Dentro del mundo de las auditorías, podemos encontrar diversos tipos. Ahora que ya sabemos lo que es, podemos establecer dos grandes categorías: la interna y la externa.
La auditoría interna es la que lleva a cabo un equipo dentro de la misma organización. La finalidad de la misma es mejorar y asegurar que el funcionamiento de los procesos internos, es eficiente. Este tipo de auditoria puede ser de carácter administrativo, tecnológico, financiero, de calidad, operacional, ambiental, etc.
En cuanto a las auditorías externas, a su vez, pueden clasificarse en auditorías de segunda y tercera parte, en función de quien las realiza y la finalidad de las mismas. Siendo las auditorías de segunda parte aquellas que realiza una entidad que tiene un interés directo en la empresa que va a ser auditada, como puede ser un cliente o proveedor. Siendo así, la auditoría se realiza cuando la parte interesada solicita un informe previo a la firma del contrato, para verificar que la empresa u organización cumple con la ley.
Las auditorías de tercera parte, son realizadas por empresas independientes que no tienen ningún tipo de relación directa con la organización auditada. Estas suelen ser por parte de organismos de certificación o firmas de auditorías. Se llevan a cabo para auditar la calidad y obtener una certificación, entre otros.
Nuestro país obliga a ciertas empresas a pasar auditorías. Las cuentas anuales de las sociedades mercantiles, deben revisarse por auditores de cuentas, estando la regulación de esta obligación contemplada en el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital. En la misma, se exceptúa de la obligación a aquellas sociedades que, durante dos ejercicios consecutivos cumplen con dos de las siguientes circunstancias:
- El total de las partidas de activo no excede los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
- El importe neto de su cifra anula no excede lo cinco millones setecientos mil euros.
- El número medio de trabajadores no supere los cincuenta.
El objeto y desarrollo de una auditoría
Para definir el objetivo de una auditoría hay que definir lo que se quiere auditar. De forma generalizada, se pueden establecer las siguientes finalidades de realizar una auditoría:
- Desarrollar la organización para que aporte un valor añadido. Lo que requiere redefinir los puntos fuertes y débiles, para establecer la propuesta de valor de forma clara y precisa.
- Comparar de forma exhaustiva los objetivos y la realidad. Toda empresa tiene un objetivo de negocio, conviene por lo tanto, analizar si, en el plazo establecido se han alcanzado las metas propuestas.
- Descubrir riesgos y errores para establecer medidas apropiadas. Si se crea una nueva normativa, por citar un ejemplo, que afecta a la empresa, conviene realizar una auditoría para verificar si es posible la adaptación a la misma. Al mismo tiempo, pueden estudiarse procesos y definirse cuellos de botella para evitar errores y retrasos.
- Proporciona una base sólida para tomar decisiones. La información es poder y los datos, también. Los auditores pueden extraer información de valor que ayude a la toma de decisiones por parte de los empresarios y que estas, sean informadas.
- Aporta transparencia a la organización. Una auditoria que se hace pública, favorece el acceso a la información por parte de cualquier persona. Esto beneficia la transparencia necesaria hacia los grupos de interés, como empleados, inversores o proveedores.
Lógicamente, realizar una auditoría de forma eficaz, conlleva seguir una serie de pasos estructurados. Estos pasos aseguran que se realice una evaluación precisa y completa de la conformidad y desempeño de una organización frente a los estándares, normativa o requisitos específicos. Por lo general, las auditorías ser realizan siguiendo los pasos citados a continuación:
- Planificación del plan de auditoría y cronograma. Estableciendo las áreas, procesos o sistemas que van a ser auditados. Una vez definidos se determinan cuestiones como el tipo de auditoria a realizar, como se va a llevar a cabo, el objetivo de la misma, quien la va a efectuar y con qué metodología y el plazo.
- Reunión inicial de apertura con el equipo o la organización responsable de realizar la auditoría. Se presentan los miembros y se explica el propósito de la auditoría y se plantean y resuelven dudas.
- Recopilación y revisión de toda la documentación necesaria. Llega el momento de ejecutar lo planificado, en base a la metodología definida previamente. Se trata de la fase que más tiempo conlleva, puesto que requiere la realización de un análisis exhaustivo de cada dato y documento relevante. Además que puede ser necesario requerir información extra.
- Elaboración del informe. Como resultado de todo lo anterior, se confecciona un informe en el que se resume todo el trabajo llevado a cabo, junto a los hallazgos y recomendaciones para mejorar los aspectos estudiados.
- Reunión de cierre en la que se presenta el informe final a los directivos y responsables de las áreas que han sido auditadas. En la misma se discuten los hallazgos y recomendaciones.
- Plan de acción y seguimiento. Por último, se acuerda u propone un plan de acción para corregir y mejorar los procesos necesarios. Así como la realización de un seguimiento para comprobar la evolución e ir modificando los aspectos que sean convenientes. Una auditoría debe ser un proceso periódico de revisión y planteamiento de objetivos para avanzar.
En conclusión, podemos decir que una auditoría, son los procedimientos complejos que requieren de disponer de conocimientos específicos según el tipo de auditoría a realizar. Lo que implica que los profesionales que se ocupan de ellas, deben estar siempre actualizados y adquirir nuevas competencias y conocimientos a través de la formación continua.
Se contempla en el futuro de las auditorías, reforzar el papel de los auditores y convertirlos en analistas integrales, capaces de generar la confianza necesaria en terceras personas, valiéndose de una evaluación precisa y detallada de los diferentes aspectos y áreas que componen las empresas. En este sentido, los auditores del futuro se enfrentan a una serie de desafíos como ampliar la profundidad de su trabajo, presentar la información de forma accesible y desarrollar habilidades empresariales globales.
De todo esto se resume que las auditorías son esenciales para las organizaciones y empresas, del mismo modo que la formación continua, lo es para los auditores. Mantenerse actualizado, no solo contribuye a mejorar la calidad de las auditorías, fortalece la capacidad del auditor y contribuye al mejor funcionamiento de las empresas y organizaciones auditadas. Lo que permite adaptarse y prosperar dentro del actual entorno empresarial, tan competitivo y dinámico.
